Unternehmen und in bestimmten Fällen auch Privatpersonen müssen nach den steuerlichen und handelsrechtlichen Vorschriften ihre Geschäftsunterlagen mehrere Jahre lang aufbewahren. Der Gesetzgeber plant aktuell, mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV die Aufbewahrungsfristen zu verkürzen. Die endgültigen neuen Regelungen sind zum Redaktionsschluss noch nicht verabschiedet. Bisher gilt:
Aufbewahrungsfristen für Unternehmer
Die meisten Buchführungsunterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Geschäftliche Korrespondenz und sonstige Unterlagen können dagegen bereits nach sechs Jahren vernichtet werden. Folgende Unterlagen dürfen Sie ab 2025 vernichten: Eingangsrechnungen, Doppel oder Kopien der Ausgangsrechnungen, Bücher und Aufzeichnungen aus 2014 oder früher, bis Ende 2014 entstandene Buchungsbelege, aufgestellte Inventare und festgestellte Jahresabschlüsse, bis Ende 2018 empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen. Achtung: Die genannten Aufbewahrungsfristen laufen jedoch so lange nicht ab, wie Unterlagen für Steuerfälle von Bedeutung sind, für die noch keine Festsetzungsverjährung eingetreten ist.
Bei IT-gestützten Buchführungssystemen und elektronisch empfangenen Rechnungen ist die Aufbewahrungspflicht nur dann erfüllt, wenn die Buchführungsbestandteile sowie die in elektronischer Form empfangenen Rechnungen in digitaler Form vorliegen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Die Daten müssen unveränderbar gesichert werden, und bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss ein elektronischer Zugriff auf die vorhandenen Daten gewährleistet sein. Nur die ausgedruckten Belege, Rechnungen oder Kontoauszüge aufzubewahren, ist bei Unterlagen, die im Original nur elektronisch vorliegen, nicht ausreichend.
Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
Auch Privatpersonen sind verpflichtet, bestimmte Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen aufzubewahren. Darunter fallen insbesondere Rechnungen für handwerkliche Arbeiten im oder am Haus, in oder an der Wohnung oder am Grundstück. Sämtliche Rechnungen über bauliche und planerische Leistungen sowie Wartungs-, Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten und dergleichen unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Handwerkliche Leistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten darüber hinaus mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Seit einigen Jahren müssen Belege über Werbungskosten, Spendenbescheinigungen, Handwerkerleistungen und dergleichen dem Finanzamt nicht mehr zusammen mit der Einkommensteuererklärung eingereicht, sondern nur noch bereitgehalten werden, falls das Finanzamt sie gesondert prüfen möchte. Alle steuerlich relevanten Belege sollten für eventuelle Rückfragen des Finanzamtes bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahrt werden.
Unterlagen im Zweifel lieber länger aufbewahren
Für viele Arten von Unterlagen und Belegen gibt es keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Wichtige Unterlagen sollten Sie im Zweifel länger aufbewahren, manche sogar ein Leben lang. Hierzu gehören unter anderem Gutachten, Urkunden, Verträge und Unterlagen zur Rentenberechnung.
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